Как выбрать онлайн-кассу?
Как выбрать онлайн-кассу?
2 мая вступил в силу новый приказ Минфина, который касается работы контрольно-кассовой техники (ККТ): теперь, если зарегистрированная ККТ не передает данные в налоговую 60 дней, то это является индикатором риска нарушения. Опрошенные «Ведомостями» эксперты из банков и крупнейших производителей касс рассказали, на какие критерии стоит смотреть бизнесу при выборе онлайн-касс и каких ошибок не допустить.
Последний этап обязательного перехода на онлайн-кассы завершился летом прошлого года. Он регламентируется поправками в 54-ФЗ «О применении Контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в РФ» — получившая отсрочку до 1 июля 2021 г. небольшая категория индивидуальных предпринимателей (ИП) начала в обязательном порядке использовать онлайн кассы. По данным Федеральной налоговой службы (ФНС), к июлю 2021 г. 1,5 млн налогоплательщиков зарегистрировали 3,5 млн онлайн-касс.
Виды онлайн-касс
Смарт-терминал или автономная касса — это устройство 3 в 1: принтер чеков, фискальный накопитель, кассовое ПО, которое всем этим управляет и в котором есть товароучетная система. Чаще всего они работают на Android-планшетах. Во многие смарт-терминалы встроен прием банковских карт и платежей по QR коду. Смарт-терминалы создавались для небольших точек продаж и для бизнесов, оказывающих услуги. Они часто имеют аккумулятор, что позволяет им работать без подключения к сети (например, подойдут для курьеров и службы доставки).
|
|
|
|
|||
| Эвотор 5 ST | Атол Sigma 7 | Атол Sigma 8 | Эвотор 7.3 |
Фискальные регистраторы – это принтер чеков с фискальным накопителем внутри, у него нет экрана и клавиатуры. Регистратор подключается к отдельному ПК с продвинутым кассовым ПО, большой товарной базой и сканером штрих-кодов. В некоторых случаях фискальный регистратор можно подключить к планшету или смартфону и использовать его для курьерских доставок и выездной торговли. Такие кассы удобно использовать в стационарной торговле, например, в супермаркетах с большими объемами продаж и проходимостью, строительных магазинах или ресторанах.
|
|
|
|
|||
| Атол 11Ф | Атол 20Ф | Атол 30Ф | Атол 50Ф |
Что еще нужно для работы онлайн-кассы?
ФH – фискальный накопитель – главное запоминающее устройство в контрольно-кассовой технике, которое хранит все кассовые чеки и шифрует сохраненные данные для проверки, а также онлайн передает эти данные оператору фискальных данных.
ОФД - оператор фискальных данных – организация, которая получает данные с фискальных накопителей, передает в ФНС, отправляет фискальные чеки покупателям по интернету, а также обеспечивает конфиденциальность, защиту и хранение информации в течение 5 лет.
Отдельной категорией стоят облачные кассы – сервис в интернете, который обеспечивает отправку фискальных чеков покупателю, осуществляющему покупку в Интернет-магазине, где есть функция онлайн-оплаты товара или услуги.
Также растет интерес к технологии SoftPos, когда у предпринимателей есть возможность использовать обычные смартфоны для приема оплаты и фискализации. В этом случае на смартфон на базе Android устанавливается специальное приложение с удаленным доступом к онлайн-кассе и такими платежными технологиями, как tap2phone (технология позволяет клиентам рассчитаться в любой точке при помощи карты, смартфона или другого умного гаджета, приложив его к смартфону продавца вместо привычной онлайн-кассы). Такой способ удобен для выездной торговли, курьеров, кейтеринга, работы с покупателями в зале и так далее. Сейчас бизнес уходит от POS-терминалов и идет в сторону SoftPos, отмечал директор по инновациям банка «Синара» (бывший СКБ-банк) Виталий Копысов на ТБ-форуме в середине февраля.
Как выбрать онлайн-кассу
Если предполагается, что касса будет находиться всегда в одном месте за прилавком, то удобнее поставить надежную и экономную стационарную кассу. А если касса предназначена для курьера, мобильной торговли и проч., то стоит обратить внимание на такие параметры как вес, габариты, условия эксплуатации (влажность/температура) и емкость батареи или время автономной работы без подзарядки. Кроме того, можно посмотреть наличие дополнительных опций, например, чехол с ремнем для удобного переноса ККТ, кабель зарядки для авто.
От типа бизнеса напрямую зависит и необходимый функционал ККТ. Поэтому эксперты рекомендуют заранее изучить, что входит в комплект от поставщика, а что придется докупать отдельно. Кроме того, надо ясно представлять себе, для каких именно целей предпринимателю необходима ККТ. Есть ли возможность настраивать каталог товаров и услуг, интеграцию с лидирующими ПО на рынке ритейла, сферы энергосбыта, транспорта и услуг страхования, поддержку всех способов оплаты (наличные, банковские карты, через систему быстрых платежей (СБП), по QR-кодам и проч.), удобство использования личного кабинета пользователя ККТ.
Отдельно стоит посмотреть, можно ли подключить кассу к товароучетной программе, насколько это сложно и в какую сумму обойдется. Начинающие предприниматели часто пренебрегают такой функцией, а когда бизнес разрастается, сталкиваются с проблемами и убытками. Для тех, кто продает алкоголь, подключение к товароучетной программе обязательно по закону.
Необходимо уточнять возможность работы кассы с кодами маркировки. Здесь стоит проверять, внесена ли та или иная ККТ в соответствующий реестр ФНС для работы с такими товарами. Если касса не состоит в данном реестре, то применять ее для продажи маркированного товара запрещено законом. А в случае, когда выбранная ККТ сертифицирована для работы с маркированным товаром, необходимо своевременно проверять актуальность прошивок ККТ.
Немаловажным фактором при выборе ККТ является стоимость. Важно изначально понять полную стоимость владения кассой, то есть оценить не только сумму первоначальных расходов, но и сколько необходимо будет заплатить поставщику за обслуживание и дополнительные услуги в течение как минимум года. Для этого у поставщика нужно уточнить, что именно входит в стоимость продукта и какие опции идут за дополнительную плату, а также требуется ли доплата за регистрацию ККТ в ФНС, обслуживание и техническую поддержку, какие именно платежи по кассе и ПО будут ежемесячными, а какие ежегодными.
Еще один момент – некоторые технические особенности онлайн-касс, например выбор фискального накопителя. Он зависит от вида деятельности организации и ее налогообложения и может быть на 13, 13/15 или на 36 месяцев. Предприниматели, которые торгуют на общей системе налогообложения (OCH) должны использовать накопитель, на котором указан срок действия 13 или 13/15 месяцев. Но в 54-ФЗ и для них есть оговорка: при сезонном характере работы или одновременном применении нескольких режимов налогообложения, а также при OCH или применении ККТ, не передающей данные через ОФД, — можно использовать фискальный накопитель сроком от 13 до 36 месяцев. Организации, работающие по УСН, ЕСХН и патенту, а также те, кто оказывает услуги, должны пользоваться только фискальный накопитель сроком на 36 месяцев (исключение – торговля подакцизными товарами и временный (сезонный характер работы).
Важна и актуальность самих касс, то есть выпускает ли их сейчас производитель и поддерживает ли согласно всем требованиям законодательства. Креме этого обратите внимание на ширину кассовой ленты, объем номенклатуры, попадающей в чек, т. е. количество различных товарных позиций, приобретаемых каждым отдельно взятым покупателем, а также количество чеков, которое печатается на одной кассе за день. Не забудьте про гарантию на кассу.
Как выбрать облачную кассу
При выборе облачных касс эксперты в первую очередь отмечают такие характеристики, как возможность и удобство интеграции с платежными агрегатами, учетными системами, CMS интернет-магазина (content management system — система управления контентом сайта, например, WordPress, Joomla или 1С-Битрикс). Также необходимо, как и в случае с онлайн-кассами, чтобы облачная касса поддерживала продажу маркированных товаров, если бизнесу это необходимо.
Вопрос стоимости аренды тоже является важным, особенно для малого и микробизнеса. Тут могут быть скрытые платежи, то есть входящие за отдельную плату в предлагаемый тариф функции и опции, которые на самом деле могут быть и не нужны конкретному бизнесу. Хотя возможна и обратная ситуация – базовый тариф может быть невысоким, но при начале практической работы могут потребоваться дополнительные опции, и общая стоимость владения резко возрастет, отметили эксперты.
Еще одним критерием выбора является скорость обработки данных - цена каждого чека. При низкой производительности облачной кассы для обработки большого количества операций потребуется подключить большее количество таких касс – в итоге стоимость одного чека, даже если стоимость аренды одной кассы ниже средней по рынку, окажется сопоставимой или даже выше, чем у конкурентов с более дорогим тарифом.
Другие важные характеристики: доказанная отказоустойчивость, возможность восстанавливать доступ по СМС, возможность корректно восстанавливать данные при сбоях.
Ошибки в выборе
Законодательство, связанное с торговлей, постоянно меняется, поэтому важно убедиться, что при будущих изменениях производитель будет оперативно дорабатывать свое решение и поддерживать его в дальнейшем. Кроме того, список товаров, подлежащих маркировке, постепенно будет увеличиваться. Поэтому даже если сейчас конкретному бизнесу это не актуально, через какое-то время ему может потребоваться решение, позволяющее торговать маркированной продукцией.
Одним из неприятных сюрпризов может стать дорогое содержание онлайн кассы, например платная кассовая программа, необходимость покупать каждое обновление, приглашение специалиста для установки обновлений на некоторые ККТ.
Также эксперты предупреждают, что слишком сложный алгоритм работы на ККТ может послужить препятствием для быстрой работы кассиров, особенно пожилого возраста. К ошибкам при выборе ККТ можно отнести и отсутствие нужного интерфейса для подключения к ПК, выбор кассы, не подходящей по своим характеристикам к конкретному типу бизнеса, использование низкокачественных расходников (например, чековой ленты).
Стоит с большой осторожностью относиться к приобретению б/у касс, так как часты случаи, когда ККТ продается, не будучи снятой с регистрации, а значит, заново зарегистрировать такую ККТ на новое юрлицо будет невозможно.
Эксперты также не рекомендуют неопытным предпринимателям самостоятельно регистрировать и настраивать ККТ.
По материалам Ведомостей
Остались вопросы по подбору ККТ? Свяжитесь с нами!
Компания "БелИнфоНалог" участвовала во внедрении кассовой реформы с 2017 года. Мы работаем с ведущими производителями онлайн-касс и комплектующих. Мы являемся сертифицированным сервисным центром по сопровождению, обслуживанию и ремонту ККТ Атол, Эвотор. БелИнфоНалог дает цены от производителя! 
8-800-511-82-81 - единая бесплатная линия для звонков по России
